Domovy seniorů bez zdravotnického materiálu prakticky nemohou fungovat. Špatně naplánované objednávky mohou vést k nedostatku nezbytných pomůcek, hromadění nevyužitých zásob i zbytečně vysokým provozním nákladům, a proto o efektivním nákupu zdravotnického materiálu nerozhoduje jen nejnižší cena. Důležité je najít rovnováhu mezi kvalitou, dostupností a náklady a vybírat zdravotní pomůcky pro seniory tak, aby byla zajištěna plynulá a bezpečná péče o klienty.
Co obnáší nákup zdravotnického materiálu v domovech seniorů?
V domovech seniorů se denně používají jednorázové rukavice, inkontinenční podložky, obvazový materiál a další hygienické pomůcky. Jejich potřeba se navíc mění podle počtu klientů a jejich zdravotního stavu.
Nákup zdravotnického materiálu proto vyžaduje víc než jen pravidelné doplňování skladu. Je potřeba rozlišovat mezi jednorázovým materiálem, opakovaně použitelnými výrobky a dlouhodobým vybavením, které mají odlišné nároky na skladování i obnovu. Ne všechny přitom právně spadají mezi zdravotnické prostředky.
Na rozdíl od domácí péče navíc materiál využívá celý tým zaměstnanců. Vyplatí se proto sledovat spotřebu podle jednotlivých oddělení a plánovat zásoby podle skutečných potřeb klientů, nikoliv pouze podle předchozích objednávek.
Jak správně plánovat spotřebu zdravotnického materiálu?
Dobře nastavené plánování pomáhá udržet zásoby pod kontrolou a zároveň předcházet situacím, kdy důležitý materiál nečekaně dojde. Jak na to v praxi?
Vycházejte ze skutečné spotřeby zařízení
Nejspolehlivějším vodítkem jsou údaje o spotřebě za poslední týdny či měsíce. Samotná čísla ale nestačí. Zohledněte také počet klientů, jejich zdravotní stav, míru soběstačnosti a potřeby jednotlivých oddělení.
Jako příklad mohou posloužit inkontinenční podložky a ochranné pomůcky. Jejich spotřeba bude odlišná u klientů s lehkou inkontinencí než u těch, kteří potřebují celodenní asistenci. Stejně tak může růst spotřeba rukavic nebo hygienického materiálu při zvýšených nárocích na ošetřovatelskou péči.
Vyplatí se proto průběžně evidovat zdravotnický spotřební materiál i jeho spotřebu, zejména u rychloobrátkových položek. Alespoň jednou měsíčně pak vyhodnoťte, zda spotřeba roste, klesá, nebo zůstává stabilní.
Nastavte minimální skladové zásoby
U každé pravidelně používané položky si určete množství, při kterém je potřeba zadat novou objednávku. Vycházejte z průměrné denní spotřeby a doby, za kterou dodavatel zboží doručí.
Přidejte také bezpečnostní rezervu pro případ vyšší spotřeby nebo zpoždění dodávky. Například při spotřebě 100 rukavic denně a třídenní dodací lhůtě potřebujete při objednání alespoň 300 kusů a přiměřenou rezervu. Její velikost ale přizpůsobte konkrétnímu výrobku. Zbytečně velké zásoby, zejména u materiálu s omezenou dobou použitelnosti, mohou znamenat další náklady.
Jakou velikost balení zvolit, aby byl nákup výhodný?
Větší objem obvykle znamená nižší cenu za kus, ne vždy se ale skutečně vyplatí. Velká balení se hodí především pro pravidelně používaný materiál, jako jsou již zmíněné jednorázové nitrilové rukavice nebo inkontinenční pomůcky. Díky nižší jednotkové ceně mohou přinést zajímavou úsporu a zároveň snížit počet objednávek.
Menší balení naopak nabízejí větší flexibilitu, zabírají méně místa a jsou praktičtější u výrobků, po kterých zařízení sahá jen příležitostně. Navíc snižují riziko, že doba použitelnosti uplyne dříve, než se materiál stihne spotřebovat.
Nejlepší řešení proto často představuje kombinace obou variant. Pro rychloobrátkový materiál volte větší balení, zatímco specifické nebo méně využívané pomůcky pořizujte v menším množství. Při výběru větších balení můžete porovnat také akční balíčky. Vždy přitom sledujte cenu za kus a berte v úvahu skutečnou spotřebu i dostupný skladovací prostor.
Jak porovnávat náklady na zdravotnický materiál?
Při nákupu zdravotnického materiálu se neřiďte pouze cenou balení. Důležitější je, kolik vás materiál skutečně stojí při každodenním používání. Do výsledných nákladů totiž vstupuje nejen cena za kus, ale také spotřeba, doprava, skladování nebo případná likvidace použitých výrobků.
Důležitou roli hraje také kvalita. Levnější výrobek nemusí být úspornější, pokud ho personál musí častěji měnit nebo při jeho používání spotřebuje více kusů. Nevhodně zvolený materiál navíc může přidělávat práci, kterou by personál mohl věnovat samotné péči.
Jednorázové, nebo opakovaně použitelné pomůcky?
Rozdíl dobře ukazují inkontinenční absorpční podložky. Jednorázové varianty mají nižší pořizovací cenu, ale při dlouhodobém používání je nutné je neustále dokupovat. Pratelné podložky mají vyšší pořizovací cenu, ale zato se dají použít opakovaně. Je však potřeba počítat také s náklady na jejich praní, sušení a postupnou výměnu. Při pravidelném používání a efektivní údržbě tak mohou být z dlouhodobého hlediska ekonomičtější.
Dostupnost materiálu a pravidelnost dodávek jako základ provozu
I dobře rozvržené zásoby mohou rychle dojít, pokud se dodávka opozdí nebo nečekaně vzroste spotřeba. Nedostatek nezbytných pomůcek komplikuje péči o klienty, přidělává personálu práci se sháněním náhradního materiálu a může zvýšit náklady na urgentní objednávky.
Vyplatí se proto pravidelně kontrolovat skladovou dostupnost klíčových výrobků a znát obvyklé dodací lhůty. U materiálu s předvídatelnou spotřebou mohou dobře fungovat pravidelné nákupy, a to například každý týden nebo jednou měsíčně. Navíc tímto způsobem můžete omezit administrativu, protože nebudete muset každou objednávku připravovat od začátku.
Důležitá je také flexibilita. Pokud se zvýší počet klientů vyžadujících intenzivnější péči, mělo by být možné rychle změnit objednávané množství zboží. Pro případ výpadku konkrétního výrobku je navíc dobré mít předem domluvenou vhodnou alternativu.
Proto potřebujete najít dodavatele, který je zároveň spolehlivý. Na co se při jeho výběru zaměřit, podrobněji vysvětlujeme v článku Dodavatel zdravotnického materiálu pro domovy seniorů: podle čeho vybírat?
Jak si nastavit efektivní systém objednávání?
Aby objednávání nezabíralo zbytečně moc času, vyplatí se vytvořit jednoduchý seznam pravidelně nakupovaných položek. U každé uveďte měrnou jednotku, preferovanou velikost balení a minimální skladovou zásobu. Před odesláním objednávky si pak pokaždé ověřte, že:
- množství odpovídá aktuálním zásobám a spotřebě od poslední objednávky,
- se zvolená velikost vyplatí i při přepočtu na kus,
- domov pro seniory stihne materiál včas spotřebovat,
- zboží je skladem a dorazí v požadovaném termínu,
- budete mít dostatek materiálu i při nečekaně vyšší spotřebě.
Kontrolu zásob a evidenci objednávek by měla mít na starosti konkrétní odpovědná osoba. Předejdete tak duplicitním nákupům a zmatkům při střídání směn. Celý postup navíc musí být dostatečně srozumitelný i pro zaměstnance, kteří běžně objednávky nevyřizují, aby nedošlo k výpadkům během pracovní nepřítomnosti.
Aby byl nákup zdravotnického materiálu skutečně efektivní, potřebujete mít dobrý přehled o skutečné spotřebě. Teprve pak můžete začít uvažovat o objednávkách výhodných balení a porovnávat celkové náklady, protože už budete mít představu o vašich reálných potřebách. Cílem totiž není ušetřit za každou cenu, ale využívat rozpočet smysluplně. Dobře nastavený systém zásobování šetří čas personálu, omezuje zbytečné výdaje a především pomáhá zajistit kvalitní a bezpečnou péči o klienty.
Plánujete pravidelné objednávky pro svůj domov seniorů? Prohlédněte si náš partnerský program Lukov a zjistěte podmínky B2B spolupráce.